YOGYAKARTA, JOGPAPER.NET — Aletia Nurul Aisyah, mahasiswi Program Studi Teknik Industri, Program Magister, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Islam Indonesia (FTI UII) berhasil mengembangkan Desain Dashboard Kinerja Supplier pada perusahaan ritel. Dashboard yang menggunakan pendekatan Key Risk Indicator (KRI) dapat memantau kinerja suppliers perusahaan ritel.
Dijelaskan Aletia Nurul Aisyah, perusahaan ritel memiliki orientasi pada kepuasan konsumen yaitu mampu menentukan kebutuhan-kebutuhan dan dapat menyediakan kebutuhan tersebut semaksimal mungkin. ”Konsumen akan merasa puas apabila mereka dapat menemukan barang yang diinginkan,” kata Aletia kepada wartawan di Kampus FTI UII, Sabtu (6/11/2021).
Dalam press conference, Aletia Nurul Aisyah didampingi Ir Winda Nur Cahyo, ST, MT, PhD, IPM, Ketua Program Studi Teknik Industri, Program Magister FTI UII, dan Dr Taufiq Immawan, ST, MM, Ketua Program Studi Teknik Industri, Program Sarjana FTI UII dan sebagai Dosen Pembimbing.
Lebih lanjut Aletia mengatakan untuk memuaskan pelanggan, perusahaan ritel harus memiliki banyak pemasok yang akan menyediakan kebutuhan konsumen. Pentingnya dilakukan evaluasi pemasok untuk membantu perusahaan dalam memilih pemasok yang tepat dengan harga yang tepat, pada waktu yang tepat, dalam jumlah yang tepat dengan kualitas yang tepat (Mavi et al, 2016).
“Adanya kerjasama perusahaan dengan banyak pemasok membuat perusahaan ritel mengalami kesulitan dalam melakukan penilaian kinerjanya. Sebab perusahaan ritel itu masih melakukan kontrol terhadap suppliers secara manual,” kata Aletia Nurul Aisyah.
Perusahaan retail, kata Aletia, mengalami kesulitan dalam mengkatagorikan kinerja pemasok dengan nilai bagus, sedang dan jelek. Sehingga apabila terjadi kesalahan dalam kinerja pemasok, perusahaan ritel hanya mengingatkan tanpa ada catatan dan history data.
Karena itu, pengembangan Dashboard Kinerja Supplier memungkinkan pengguna untuk menganalisis akar penyebab masalah dengan menjelajahi informasi yang relevan dan tepat waktu dari berbagai perspektif dengan detail. Sistem kinerja dashboard dapat mengintegrasikan data dari berbagai sumber yang diperlukan, di mana perusahaan dapat mengelola data dan menyajikan dalam bentuk laporan informasi yang berkualitas.
Menurut Aletia, penyusunan dashboard menggunakan pendekatan Key Risk Indikator (KRI) akan menampilkan indikator-indikator sesuai dengan penilaian kinerja pemasok. “Penelitian ini membantu perusahaan untuk melakukan kontrol terhadap kinerja pemasoknya dengan beberapa indikator yang dirasa penting oleh perusahaan untuk menilai pemasoknya,” katanya.
Tujuan penyajian data berupa dashboard menggunakan pendekatan KRI akan membantu perusahaan dalam melakukan early warning system. Dashboard membantu perusahaan mengetahui permasalahan pemasoknya di awal proses. Sehingga mereka dapat mengambil tindakan untuk mengatasi risiko-risiko yang akan terjadi pada kinerja pemasok.
Visualisasi dari penilaian kinerja pemasok dibuat dengan program berbasis web dengan PHP dan Java script sehingga dapat menampilkan halaman dashboard dan chart. Desain dashboard ini telah diujicobakan pada TB. Basuki Jaya Grup.
Hasilnya, pertama, beberapa permasalahan yang terjadi pada kegiatan pemasokan barang semen, triplex, pipa, kayu dan bata. Kedua, indikator penilaian kinerja pemasok pada produk semen, triplex, pipa, kayu dan bata yaitu kualitas produk, ketepatan jumlah pengiriman barang dan ketepatan waktu pengiriman barang.
Ketiga, usulan desain dashboard kinerja pemasok untuk perusahaan ritel. Keempat, tampilan dashboard menunjukkan per-PO karena tujuan awal perusahaan menampilkan penilaian supplier adalah untuk memberikan early warning system.
“Penilaian dilakukan setiap kali PO agar perusahaan dapat mengetahui risiko secepat mungkin dan dapat melakukan koordinasi dengan supplier agar tidak terlalu lama menghambat kinerja pasokan barang ke konsumen,” kata Aletia.
Karena itu, Aletia mengusulkan tindakan perusahaan ritel bagi pemasok seperti Traffic Light. Warna hijau, perusahaan ritel tetap melakukan komunikasi secara rutin agar dapat melakukan monitoring kinerja pemasok dan mempertahankan kinerja yang bagus. Komunikasi yang baik dengan pemasok harus dipertahankan.
Warna kuning, adanya koordinasi rutin dengan pemasok untuk melakukan win win solution. Seperti mengusulkan cara agar tidak terjadi kesalahan ataupun keterlambatan ketika melakukan kinerja dan melakukan rencana mitigasi agar dapat meminimalisir kesalahan yang ada dan tidak mengakibatkan kinerja menjadi buruk/bergerak ke area merah.
Sedang warna merah, adanya perhatian khusus dan komunikasi yang ketat dengan pemasok melalui surat peringatan mengenai kesalahan pemasok dan melakukan brainstorming dengan pemasok lain yang memiliki performa kinerja lebih bagus. Menerapkan rencana mitigasi agar dapat meminimalisir kesalahan yang ada dan tidak terjadi di kemudian hari. Dilakukan monitoring berkala hingga terjadi peningkatan kinerja pemasok atau memasuki area hijau.
