YOGYAKARTA, JOGPAPER.NET — Sistem Informasi Manajemen Profil Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Luwuk Banggai (UMLB), Sulawesi Tengah yang dibangun Feni Silvani P Alhabsyi, memudahkan pengambilan keputusan pimpinan universitas. Feni Silvani P Alhabsyi merupakan Alumni Program Studi Magister Teknik Industri (MTI), Fakultas Teknologi Industri, Universitas Islam Indonesia (FTI UII) Yogyakarta.
Sistem Informasi Manajemen Profil Kepegawaian ini untuk menyempurnakan sistem semi komputerisasi berupa Microsoft Exel yang masih digunakan UMLB. Sistem ini masih menggunakan data dalam bentuk fisik berupa lembaran kertas yang diprediksikan akan mudah rusak, hilang, atau tidak terjaga keamanannya.
“Belum tersusunnya laporan ini membuat penumpukan dokumen. Akibatnya menyulitkan dalam proses manajemen dokumen. Sistem yang berjalan saat ini pun masih belum bisa memberikan kemudahan, keakuratan, efisiensi dan keamanan,” kata Feni Silvani.
Kondisi ini, kata Feni, berdampak buruk pada pemberkasan data diri kepegawaian yang menjadikan kesulitan untuk mengakses informasi data diri kepegawaian, dan pemborosan waktu dan tenaga di mana dalam pengolahan data akademik secara manual sangat memakan waktu dan tenaga.
Bahkan pekerjaan yang manual membuat banyak pekerjaan yang sama harus dilakukan berulang kali. “Hal ini berpotensi terjadinya human error tingkat kesalahan yang tinggi dan kurangnya keamanan pada data sehingga memungkinkan adanya data yang kehilangan atau kecurian data kepegawaian,” kata Feni.
Pengolahan data secara manual juga dapat berdampak ketika proses pengambilan keputusan yang membutuhkan data pendukung secara cepat. Akibatnya, pengambilan keputusan tidak dapat disajikan secara cepat serta akurat, dengan ini akan menyebabkan keputusan yang diambil tidak terimplementasikan secara optimal.
Berdasarkan analisis tersebut UMLB perlu memiliki sistem informasi manajemen dalam pengarsipan dokumen database. Pengarsipan dokumen data base menjadikan salah satu alternatif yang cukup handal untuk memecahkan masalah ini. Penerapan sistem ini didukung oleh aplikasi berbasis websit
Penerapan Sistem Informasi Manajemen Profil Kepegawaian UMLB didukung aplikasi berbasis website. Hal ini diharapkan menjadi aplikasi pengendalian dokumen yang fleksibel, penyimpanan data lebih banyak. Sehingga proses pencarian dokumen bisa lebih cepat tanpa membuka satu persatu dokumen yang sudah diarsipkan di dalam lemari.
Penelitian ini telah berhasil membuat sebuah sistem informasi berbasis website yang nantinya akan membantu para kepegawaian dalam meningkatkan kinerja di Universitas Muhammadiyah Luwuk Banggai. “Webiste yang dibuat dapat menunjang fase aktivitas pengolahan data kepegawaian yang di mana dalam klasifikasi menunjukan bahwa hasil responden dalam pengolahan data dengan menggunakan System Usability Scale dengan nilai yang didapat yaitu 80,27 sudah menilai bahwa website yang dibuat baik dan dapat digunakan,” kata Feni.
Sementara Muhammad Ridwan Andi Purnomo, ST, MSc, PhD, Ketua Program Studi Teknik Industri, Program Sarjana yang juga dosen pembimbing Feni Silvani mengatakan Sistem Informasi Manajemen Profil Kepegawaian ini mengumpulkan data-data pegawai yang masih belum teratur. Selanjutnya, data tersebut disusun menjadi informasi, kemudian meningkat menjadi knowledge, dan menjadi kebijakan.
“Knowledge sudah mulai bisa mengindentifikasi kenapa ada pegawai yang produktif dan ada yang belum produktif? Dan dapat jadi alat analisis serta diketahui penyebabnya. Sehingga hal ini bisa menjadi masukan untuk pengambilan kebijaksanaan,” kata Muhammad Ridwan kepada wartawan secara virtual, Sabtu (1/3/2025). (*)
